6.1. Документы аппарата Губернатора Волгоградской области являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области" как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.
6.2. Подготовка документов к передаче на государственное хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
6.4. Экспертиза ценности документов проводится:
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 07.03.2018 N 197)
в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в сектор архива;
в секторе архива - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
6.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений аппарата под методическим и практическим руководством работников сектора архива.
6.6. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях аппарата осуществляется:
отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в сектор архива;
отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном подразделении аппарата;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.
Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.