3.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел аппарата и систематизация документов внутри дела.
3.2. Дела формируются в структурных подразделениях аппарата.
3.3. Дела считаются заведенными со дня включения в них первого исполненного документа. Документы после исполнения и окончания работы с ними в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
3.4. Руководители структурных подразделений аппарата несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
3.5. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел аппарата средствами автоматизированной системы электронного документооборота аппарата Губернатора Волгоградской области.
3.6. При формировании дел в структурных подразделениях аппарата необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);