4.1. Дела аппарата Губернатора Волгоградской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется работниками соответствующих структурных подразделений аппарата.
Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 13.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
наименование организации - аппарат Губернатора Волгоградской области; наименование структурного подразделения аппарата; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование организации указывается полностью в именительном падеже - "Аппарат Губернатора Волгоградской области";
наименование структурного подразделения аппарата указывается в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области;
индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел аппарата;
заголовок дела - переносится из номенклатуры дел аппарата, согласованной с ЭПМК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);
дата дела - указываются даты заведения и окончания дела в делопроизводстве.
В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.