2.1. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда аппарата и представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в аппарате, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
2.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
2.3. Номенклатура дел аппарата составляется сектором архива на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата.
Заголовками разделов номенклатуры дел аппарата являются наименования структурных подразделений аппарата в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора Волгоградской области.
2.4. Руководители структурных подразделений аппарата не позднее 15 ноября текущего года письменно предоставляют в общий отдел свои предложения по внесению изменений в действующую номенклатуру дел аппарата.
2.5. Руководитель вновь созданного структурного подразделения аппарата в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Заведующий сектором архива обеспечивает оказание методической помощи в разработке номенклатуры дел вновь созданного структурного подразделения аппарата.
2.6. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата и номенклатура дел аппарата оформляются согласно приложениям 11 и 12 соответственно. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Губернатора Волгоградской области цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения аппарата. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения аппарата, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел аппарата рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений аппарата, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, которые должны четко отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: