2.1. В случае участия в протокольном мероприятии Губернатора организатор не позднее чем за 14 дней до дня проведения протокольного мероприятия направляет на его имя приглашение.
Приглашение составляется в произвольной форме, но с указанием в нем точного наименования протокольного мероприятия, даты, времени и места его проведения.
2.2. В зависимости от вида проводимого протокольного мероприятия организатор не позднее чем за семь дней до даты его проведения представляет с сопроводительным письмом в отдел протокола на бумажном и электронном носителях с соблюдением требований к оформлению документов в аппарате Губернатора Волгоградской области следующие материалы, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей и с комитетом по делам территориальных образований Волгоградской области:
1) сценарный план проведения протокольного мероприятия, в котором указываются:
точное наименование протокольного мероприятия;
дата, время, место проведения протокольного мероприятия;
информация о лице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие (модераторе);
регламент проведения протокольного мероприятия;
порядок выступления участников протокольного мероприятия (если планируются выступления);
порядок награждения на протокольном мероприятии (если планируется награждение);
перечень объектов посещения;
порядок посещения объектов;
фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), дающего(их) пояснения по посещаемым объектам;
время и место прибытия Губернатора на протокольное мероприятие;
время и порядок убытия Губернатора с протокольного мероприятия;
фамилия, имя, отчество и должность лица (лиц), встречающего(их) Губернатора [сопровождающего(их), провожающего(их)];
2) сценарий протокольного мероприятия, в котором в дополнение к сценарному плану указывается в хронологической последовательности подробное описание действий, совершаемых участниками протокольного мероприятия, и событий, происходящих на протокольном мероприятии, время их начала и окончания;
3) программу пребывания в Волгоградской области с официальными или рабочими визитами делегаций федеральных органов государственной власти, субъектов Российской Федерации, иностранных государств, государственных, негосударственных, в том числе иностранных, организаций;
4) повестку дня;
5) план организационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия;
6) список участников протокольного мероприятия с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
7) состав президиума протокольного мероприятия (при его наличии) с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
8) список лиц, выступающих на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
9) список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии, с указанием фамилии, имени, отчества, должности;
10) состав делегации Волгоградской области во главе с Губернатором, согласованный или утвержденный Губернатором, с указанием фамилии, имени, отчества, должности членов делегации;
11) тексты проектов соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию в ходе протокольного мероприятия, согласованные организатором в установленном порядке;
12) материалы к выступлению Губернатора на протокольном мероприятии;
13) перечень вопросов, предполагаемых для обсуждения с Губернатором в ходе протокольного мероприятия, и информационную справку, представляющую позицию Администрации Волгоградской области по каждому из обсуждаемых вопросов, согласованные с вице-губернатором, заместителями Губернатора (в соответствии с распределением обязанностей) и переданные помощнику Губернатора, ответственному за данное направление;