3.1. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовке организатор по согласованию с отделом протокола обязан подготовить помещение, в котором планируется проведение протокольного мероприятия, питьевую воду, стаканы, цветы, раздаточный материал, канцелярские товары, протокольную атрибутику, обеспечить расстановку посадочных и кувертных карт и так далее.
3.2. Указанные организационные мероприятия должны быть завершены организатором за час до начала проведения протокольного мероприятия.
Организатор по согласованию с отделом протокола осуществляет организацию места для размещения Губернатора на протокольном мероприятии, обеспечивает рассадку участников протокольного мероприятия.
3.3. Организатор назначает работников, ответственных за организацию доступа в зал во время проведения протокольного мероприятия.
Участники протокольного мероприятия прибывают не позднее чем за 40 минут до его начала.
После начала протокольного мероприятия вход в помещение, где оно проводится, прекращается.
3.4. В ходе проведения протокольного мероприятия управлением пресс-службы аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - управление пресс-службы) может осуществляться протокольная фотосъемка.
3.5. По итогам проведенного протокольного мероприятия оформляется протокол в порядке, предусмотренном Регламентом Администрации Волгоградской области и Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора Волгоградской области.
3.6. Если организатором протокольного мероприятия является орган исполнительной власти Волгоградской области и во время проведения протокольного мероприятия предполагается вручение Губернатором сувенира, ценного подарка или цветов, то их подготовку и доставку по согласованию с отделом протокола обеспечивает орган исполнительной власти Волгоградской области.
Если организатором протокольного мероприятия является структурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области, то обеспечение сувенирной продукцией осуществляет в установленном порядке структурное подразделение аппарата Губернатора Волгоградской области, ответственное за подготовку и проведение протокольного мероприятия.
3.7. Организация концертной программы и ее координация осуществляется комитетом культуры Волгоградской области.
3.8. Оповещение участников протокольного мероприятия (направление приглашения, телефонограммы, факсограммы) о дне, времени и месте его проведения, а также их регистрация, встреча, размещение и проводы осуществляются организатором.
Оповещение участников о месте, времени и характере мероприятия организатор осуществляет не позднее чем за два дня до даты проведения мероприятия.
Подтверждающее телефонное оповещение членов президиума, выступающих, награждаемых и лиц, встречающих и сопровождающих на протокольное мероприятие участников протокольного мероприятия, осуществляется отделом протокола в первой половине дня проведения протокольного мероприятия, если оно проходит после полудня, и во второй половине дня, предшествующего дню проведения протокольного мероприятия, если протокольное мероприятие проходит до полудня.
3.9. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее чем за три рабочих дня до даты его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с отделом организации электронного документооборота и технического обеспечения мероприятий аппарата Губернатора Волгоградской области (далее именуется - отдел организации электронного документооборота).
При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Администрации Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.
Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.
3.10. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее семи рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия подает заявку по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту на проведение протокольного мероприятия и техническое обслуживание в отдел организации электронного документооборота.
Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Администрации Волгоградской области и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданию Администрации Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор, представляются в отдел организации электронного документооборота и после их согласования в установленном порядке передаются на пост охраны N 1 и пост охраны N 2 здания Администрации Волгоградской области.
3.11. Организация участия в протокольных мероприятиях средств массовой информации осуществляется в порядке, установленном аппаратом Губернатора Волгоградской области.
3.12. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники отдела протокола, управления пресс-службы и организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.
После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем Губернатора может быть изменена или дополнена.
3.13. Управление пресс-службы изготавливает фотографии протокольного мероприятия и передает их в отдел протокола для последующего направления организатору с целью вручения участникам протокольного мероприятия.
3.14. Координацию подготовки и проведения протокольного мероприятия осуществляет отдел протокола.
3.15. Ответственность за качество и своевременность прохождения каждого этапа организации и проведения протокольного мероприятия несет организатор.
3.16. По итогам проведения протокольного мероприятия начальник отдела протокола оформляет и передает заместителю руководителя аппарата Губернатора Волгоградской области итоговую справку о результатах проведенного мероприятия.