6.1. Все поступающие письменные обращения регистрируются в системе электронного документооборота (далее - СЭД).
6.2. Срок регистрации обращений с момента поступления - три дня.
6.3. На первой странице обращения в правом нижнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.
6.4. Управления, которые не перешли на работу в СЭД, ведут журнал регистрации и учета письменных обращений граждан (приложение N 4).
6.5. Обращения, поступившие с пометкой "Лично", регистрируются в соответствии с Порядком.
6.6. Учет обращений производится по фамилии гражданина (наименованию юридического лица) - заявителя.
6.7. При регистрации коллективного обращения (обращения, подписанного двумя или более лицами) в СЭД вносятся первые две разборчиво указанные фамилии с пометкой "и др.".
Первой указывается фамилия того заявителя, в адрес которого заявители просят направить ответ, и учет производится по данной фамилии. В случае отсутствия такого указания на фамилию первой указывается фамилия, обозначенная на конверте. В СЭД проставляется отметка "коллективное".
Коллективные обращения без подписей заявителей регистрируются по названию организации, из которой они поступили.
6.8. Если заявитель пересылает обращение через другое лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." указываются две фамилии.
6.9. Если заявитель не указал свою фамилию, то в СЭД вносится запись "без подписи" в графе "Ф.И.О.".
6.10. Не подлежат повторной регистрации обращения, являющиеся копией предыдущего обращения (подлинному документу и копии присваивается один регистрационный номер), поступившие:
по электронной почте в один и тот же день;
из одного и того же органа различными способами с тем же сопроводительным письмом (сначала для оперативного рассмотрения обращения по факсимильной связи, а впоследствии подлинник по почтовой связи из этого же органа).