467. Ответственность за формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности при текущем хранении несут руководители подразделений аппарата Правительства и работники, ответственные за делопроизводство в этих подразделениях.
468. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится:
перед их передачей в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства;
при перемещении дел;
при возврате дел;
при смене заведующего сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства;
при реорганизации (упразднении (преобразовании).
(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)
Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки индексов, заголовков дел по номенклатуре дел с описанием дел на обложке, а состояние документов и дел определяется путем их визуального просмотра. Все выявленные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния документов и дел.
Абзац утратил силу с 30 апреля 2020 года. - Распоряжение Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп.
469. После передачи дел подразделениями аппарата Правительства в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства ответственность за хранение, учет и использование принимаемых дел несут работники сектора по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства.
470. Для обеспечения сохранности дел и документов необходимо осуществлять комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения дел и документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения).
471. При смене заведующего сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства прием-передача дел с документами, находящимися на хранении в данном секторе, и справочного аппарата к ним, а также помещений архивов, инвентаря и оборудования производится по соответствующему акту в присутствии членов экспертной архивной комиссии аппарата Правительства.