Действующий

Об Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Ставропольского края (с изменениями на 24 января 2024 года)



Ответственность за формирование дел в аппарате Правительства и их сохранность


467. Ответственность за формирование и оформление дел, обеспечение их учета и сохранности при текущем хранении несут руководители подразделений аппарата Правительства и работники, ответственные за делопроизводство в этих подразделениях.


468. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится:


перед их передачей в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства;


при перемещении дел;


при возврате дел;


при смене заведующего сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства;


при реорганизации (упразднении (преобразовании).


(в ред. распоряжения Правительства Ставропольского края от 24.09.2020 N 520-рп)


Проверка наличия документов и дел проводится путем сверки индексов, заголовков дел по номенклатуре дел с описанием дел на обложке, а состояние документов и дел определяется путем их визуального просмотра. Все выявленные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния документов и дел.


Абзац утратил силу с 30 апреля 2020 года. - Распоряжение Правительства Ставропольского края от 30.04.2020 N 207-рп.


469. После передачи дел подразделениями аппарата Правительства в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства ответственность за хранение, учет и использование принимаемых дел несут работники сектора по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства.


470. Для обеспечения сохранности дел и документов необходимо осуществлять комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения дел и документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического и охранного режимов хранения).


471. При смене заведующего сектором по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства прием-передача дел с документами, находящимися на хранении в данном секторе, и справочного аппарата к ним, а также помещений архивов, инвентаря и оборудования производится по соответствующему акту в присутствии членов экспертной архивной комиссии аппарата Правительства.