450. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
451. По результатам экспертизы ценности документов в аппарате Правительства ежегодно составляются сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу по образцу, приведенному в приложении 84 к настоящей Инструкции.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
452. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
1) заголовки дел указываются в соответствии со сводной номенклатурой дел Правительства;
2) заголовок каждого дела, в том числе его тома или части, указывается в описи дел под самостоятельным порядковым номером (используется валовая нумерации заголовков дел в описи дел);
3) графы описи дел заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;
4) при внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками полностью указывается заголовок первого дела, следующие дела обозначаются словами "то же". При этом остальные описательные сведения о делах указываются в заголовке полностью по каждому делу (тому, части), на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью. При внесении в опись дел последнего тома добавляется слово "Последний";
5) систематизация дел в описи дел производится в соответствии с систематизацией дел в сводной номенклатуре дел Правительства.
453. В конце текста описи дел делается итоговая запись, в которой указываются количество дел в годовом разделе описи (цифрами и прописью), первый и последний номера дел по данному разделу, оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (наличие литерных или пропущенных номеров).
454. На документы по личному составу составляются самостоятельные описи дел.
455. Сводные описи дел постоянного хранения и опись дел по личному составу после рассмотрения и согласования экспертной архивной комиссии аппарата Правительства подлежат представлению на рассмотрение и согласование ЭПК и утверждению руководителем аппарата Правительства.