4.1. Получение предприятиями и организациями, осуществляющими свою деятельность в сфере геодезии и картографии, материалов муниципального архивного фонда РСО: топографических планов в масштабе 1:500 на лавсане и (или) их цифровых копий с грифом «для служебного пользования» и «секретно», осуществляется на основании заявления, подаваемого в управление делами Городского Головы города Калуги.
Учет заявлений на изготовление копий с материалов муниципального архивного фонда топографических планов в масштабе 1:500 с грифом «для служебного пользования» и «секретно» осуществляется в специальном журнале, взятом на инвентарный учет в РСО.
4.2. В заявлении должно быть указано минимальное количество топографических планов в масштабе 1:500, которые необходимы для производства работ на конкретных объектах, а также цель, для которой требуются запрашиваемые материалы, номенклатура листов топографических планов, и прикладываются электронные носители цифровых данных (в случае, если запрашиваются цифровые копии топографических планов в масштабе 1:500).
4.3. Выдача топографических планов в масштабе 1:500 на лавсане или их цифровых копий регистрируется в журнале учета выдачи, взятом на инвентарный учет в РСО, с указанием основания для выдачи, сведений о заявителе или его представителе.
4.4. Предприятия и организации при выполнении инженерно-геодезических работ на территории муниципального образования «Город Калуга» пополняют материалы муниципального архивного фонда РСО топографических планов в масштабе 1:500 на лавсане и их цифровых копий в векторном формате для дальнейшего их использования для нужд муниципального образования «Город Калуга» в соответствии с законодательством и иными правовыми актами.
4.5. При изготовлении и передаче в РСО цифровой копии в векторном формате необходимо соблюдать правила оформления топографических планов (приложение к настоящему Положению).
4.6. Каждый электронный носитель цифровых данных с цифровой копией должен иметь этикетку с указанием следующих данных:
- наименование организации - владельца;
- наименование организации - пользователя;
- описание состава файловой копии;
- дата и время копирования топографического плана;
- инвентарный номер;
- подпись (и ее расшифровка) лица, представляющего в РСО цифровую копию;
- гриф данных.
4.7. Топографические съемки в М 1:500 на лавсане и их цифровые копии представляются предприятиям и организациям, осуществляющим свою деятельность в сфере геодезии и картографии, безвозмездно для их обновления и пополнения при выполнении инженерно-геодезических работ на территории муниципального образования «Город Калуга» без права передачи их третьим лицам.
4.8. Для выполнения должностных обязанностей сотрудникам Городской Управы города Калуги представление в пользование материалов муниципального архивного фонда топографических планов в масштабе 1:500 на лавсане или их цифровых копий с грифом «для служебного пользования» и «секретно», а также бумажных копий топографических планов в масштабе 1:500 осуществляется на основании заявления, подаваемого в управление делами Городского Головы города Калуги.
В заявлении указываются номенклатура листов и вид запрашиваемого материала (на лавсане или цифровая копия) и обоснование необходимости использования данного материала в служебных целях.
На изготовленных бумажных копиях топографических планов в масштабе 1:500 указываются количество размноженных экземпляров и номера номенклатурных листов.
Все изготовленные копии учитываются и передаются сотрудникам Городской Управы города Калуги под роспись в специальном журнале, взятом на инвентарный учет в РСО.