3.5.3.1. В целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.5.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органах исполнительной власти создаются экспертные комиссии (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых приказом органа исполнительной власти.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в органах исполнительной власти сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в органах исполнительной власти, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.
3.5.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение 13), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу приведен в приложении 14.
3.5.3.4. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (приложение 15).
Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными за делопроизводство, при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела и под контролем ЭК.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 16); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение 17); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.