3.3.4.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан.
Виды деловой переписки и их названия различаются в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи):
а) деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по почтовой или фельдъегерской связи;
б) телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования;
в) факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
г) телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;
д) электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. В соответствии с Законом об электронной цифровой подписи электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
3.3.4.2. Служебные письма органов исполнительной власти (должностных лиц) готовятся:
как отчеты о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации;
ответы на запросы органов власти, органов местного самоуправления, организаций;
исполнение поручений в рамках рассмотрения обращений граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;
инициативные письма.
3.3.4.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты:
1) дата документа;
2) регистрационный номер документа;
3) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта - для ответов;
4) адресат;
5) наименование документа (заголовок к тексту) - для писем значительного объема;
6) текст документа;
7) отметка о наличии приложений;
8) виза - на проекте, оформленном на чистом листе бумаги;
9) подпись должностного лица;
10) отметка об исполнителе.
Направляемая информация (приложение к письму) также содержит реквизит "Подпись должностного лица". Приложения к письмам Губернатора, Председателя Правительства Орловской области подписывают его заместители в соответствии с их полномочиями.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".
Служебные письма, подписываемые двумя и более должностными лицами (руководителями органов исполнительной власти, их структурных подразделений), оформляются на стандартном листе бумаги или специально созданном для этого бланке с указанием реквизитов подписывающих сторон.
3.3.4.4. Ведение служебной переписки в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с регламентом Губернатора Орловской области.
3.3.4.5. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя. Письма и иные документы с указанием конкретной даты подлежат исполнению в указанный срок, с пометками "срочно", "незамедлительно" или аналогичными указаниями - в течение 3 рабочих дней, "оперативно", "в возможно короткие сроки" - 10 календарных дней, без указания срока - 30 календарных дней с даты регистрации поступившего документа. При этом, если последний день установленного срока приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день, в исключительных случаях - на следующий рабочий день.