3.4.9.1. Отправку исходящих документов осуществляет служба делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.
Исполнитель обеспечивает изготовление необходимого количества экземпляров документа в соответствии со списком рассылки.
Перед отправкой производится проверка соответствия оформления исходящих документов установленным требованиям, сортировка документов по способу отправления (простая, заказная и др.). Документы, оформленные ненадлежащим образом, корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
3.4.9.2. Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, полномочному представителю Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, документы Губернатора, Председателя Правительства Орловской области в адрес корреспондентов, расположенных за пределами Орловской области, отправляются фельдъегерской связью.
Способ доставки документа другим адресатам определяет исполнитель.
3.4.9.3. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Почтовыми правилами, документов для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами телеграфной связи.
3.4.9.4. Исполнитель несет ответственность за обеспечение отправки документов по факсимильной связи и электронной почте, в случае необходимости передает подлинник документа на бумажном носителе для отправки адресату. При отсутствии технической возможности для отправки документов по факсу и электронной почте исполнитель передает их в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти (структурного подразделения) с указанием номера факса и адреса электронной почты.