3.5.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 19).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).
3.5.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).
Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.
3.5.4.3. После утверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).