3.4.11.1. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в органы исполнительной власти и создаваемых ими, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.4.11.2. Данные о количестве документов ежеквартально обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководству в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (месяц, год). Подсчет объема документооборота производится по группам документов (правовые акты, служебные документы, обращения граждан и др.).
Учет количества документов производится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.4.11.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании и расходных материалах.