В сфере документационного обеспечения управленческой деятельности используются следующие основные понятия:
1) документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
3) документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
4) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
5) автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
6) вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
7) оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
8) электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
9) реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
10) бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
11) подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
12) копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
13) заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
14) обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
15) юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
16) унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с видом документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
17) шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
18) документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
19) объем документооборота - количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период;
20) регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
21) номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
22) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Орловской области;
23) дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или направлению деятельности органа исполнительной власти;
24) формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
25) служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в органах исполнительной власти и их структурных подразделениях. В службу делопроизводства также входят секретари координационных и совещательных органов (комиссий, советов, рабочих групп и т.д.).