3.5.1.1. Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.
Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Документальный фонд Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области включает в себя документы Губернатора, Председателя Правительства области и его заместителей.
3.5.1.2. Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи на архивное хранение.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.
3.5.1.3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе положений об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органа исполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.
В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел органа исполнительной власти или сводная номенклатура дел (приложение 10).
3.5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти.
Номенклатура дел органа исполнительной власти составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений.
Методическое содействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывает орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
3.5.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти в сфере архивного дела (далее - ЭПК).
Номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК.
3.5.1.6. Номенклатура дел готовится не менее чем в 3 экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й направляется в ОГУ "Государственный архив Орловской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти приведен в приложении 11.
3.5.1.7. Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558.