3.4.2.1. В процессе обработки поступающей корреспонденции осуществляются:
проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения органов исполнительной власти;
сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.
3.4.2.2. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные билеты, поздравительные письма, документы, поступившие без сопроводительных писем, бухгалтерские документы, рекламные материалы, печатные издания и другие аналогичные документы.
3.4.2.3. При наличии на конверте (упаковке) грифа "Секретно" документ передается в структурное подразделение, отвечающее за работу с секретными документами, в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).
При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается тому руководителю, которому он адресован.
При наличии на конверте (упаковке) пометки "Лично" документ передается руководителю в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).
3.4.2.4. В случае обнаружения отсутствия или некомплектности документа или приложений к нему, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
В случае если на документе адрес отправителя не указан и только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ, прикрепляется к документу.
Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или направляются адресату.