3.3.6.1. Телеграмма используется в случаях, когда отправка документов почтовой связью не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги в 2 экземплярах и содержит следующие реквизиты:
а) адресат;
б) вид документа (телеграмма);
в) текст документа;
г) подпись должностного лица;
д) дату документа;
е) регистрационный номер документа;
ж) отметку об исполнителе (на лицевой стороне).
Ссылка на дату и номер поступившего документа приводится в тексте телеграммы.
На отправку телеграммы поступают после подписания и регистрации с приложением электронного носителя.
3.3.6.2. Телефонограмма используется для оперативной передачи документов небольшого объема средствами телефонной связи.
Телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты:
а) адресат;
б) вид документа (телефонограмма);
в) дату документа;
г) регистрационный номер документа;
д) текст документа;
е) подпись должностного лица;
ж) отметку об исполнителе.
Телефонограмма регистрируется и хранится в службе делопроизводства.
При передаче телефонограммы сотрудником, ответственным за ее передачу адресату, составляется сопроводительный лист с указанием должностей, фамилий и инициалов лиц, передавших и принявших телефонограмму с указанием номеров телефонов, даты и времени передачи. Сопроводительные листы хранятся в органе исполнительной власти (его структурном подразделении), ответственном за передачу телефонограммы.
3.3.6.3. Подготовка и согласование проектов телеграмм и телефонограмм производится в общем порядке, аналогичном для служебных писем. Образцы оформления телеграммы и телефонограммы представлены в приложении 9.