Документы должны быть написаны в официально-деловом стиле.
К основным чертам официально-делового стиля относятся:
нейтральный фон изложения;
точность и ясность изложения;
лаконичность и краткость текста.
Специфика официально-делового стиля определяется назначением документа.
Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
Допускается употребление так называемых универсальных слов и использование их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:
"До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания краеведческого музея".
Или
"Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон".
В документах не должны применяться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:
не "при сем направляем", а "направляем";
не "сего года", а "этого года (текущего года)";