4.3.1. Документы, поступающие в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляются работниками службы ДОУ.
Поступившие документы сортируются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Примерный перечень нерегистрируемых документов, поступающих в орган исполнительной власти, приведен в приложении N 37.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность документов и приложений к ним. При обнаружении повреждений, отсутствии или некомлектности документов составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Ошибочно доставленные документы с соответствующей пометкой пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов, а также при поступлении личных документов.
Конверты от писем, поступивших из-за границы, сохраняются и прилагаются к письмам.
Если корреспонденция не вскрывается ("лично", "конфиденциально"), то в журнале учета корреспонденции с пометкой "лично" делается отметка о прохождении (получении) пакета, регистрация документа осуществляется в соответствующем подразделении. Пакет с пометкой "лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
Полученные документы, за исключением письменных обращений граждан, регистрируются в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ), сканируются. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется, как правило, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование органа исполнительной власти, дату и регистрационный номер.
При поступлении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка (дублирование) регистрационных штампов на письме и первом листе приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительным письмом, а с приложением к нему.
4.3.2. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или конкретным должностным лицам.
Службой ДОУ в первую очередь обрабатываются документы с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки.