3.11.4.1. Служебные письма органов исполнительной власти готовятся как:
ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти;
ответы о выполнении поручений Губернатора области;
исполнение поручений Губернатора области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Оренбургской области, проектам актов Губернатора и Правительства области;
ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
инициативные письма.
3.11.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
3.11.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебное письмо органов исполнительной власти, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
3.11.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.