7.2.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
7.2.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архивохранилище органа исполнительной власти.
7.2.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) или экспертная комиссия (далее - ЭК) органа исполнительной власти.
7.2.4. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа исполнительной власти (для ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти) после согласования с ЭПМК.
7.2.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК).
7.2.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивохранилище органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.2.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, и номенклатуры дел органа исполнительной власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти.
7.2.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.2.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.2.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного хранения (свыше 10 лет), дела по личному составу. На дела временного хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются.
7.2.11. В органе исполнительной власти в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством службы ДОУ органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архивохранилище органа исполнительной власти.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит работник архивохранилища органа исполнительной власти и по которой сдаются дела на государственное хранение в соответствующий архив.
7.2.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 33) и представляются в архивохранилище органа исполнительной власти не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.2.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.