6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела с целью обеспечения их сохранности и учета, для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел, для определения сроков хранения дел.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).
Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти.
6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются все документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
6.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 28) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение N 29).
6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается со службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в службу ДОУ органа исполнительной власти.
6.1.5. Сводная номенклатура дел (далее - номенклатура дел) составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (далее - ГБУ "ГАОО")".
6.1.6. Номенклатура дел органа исполнительной власти визируется лицом, ответственным за архивохранилище, подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам архивов Оренбургской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти.
6.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
6.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий применяется в архивохранилище органа исполнительной власти, четвертый - в ГБУ "ГАОО", куда документы передаются на постоянное хранение.
6.1.9. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.