7.3.1. В архивохранилище органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.3.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архивохранилище органа исполнительной власти не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
7.3.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивохранилище органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.3.4. Передача дел в архивохранилище органа исполнительной власти осуществляется по составленному графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.
7.3.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архивохранилище органа исполнительной власти работником архивохранилища предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
7.3.6. Прием каждого дела производится работником архивохранилища органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи работника архивохранилища органа исполнительной власти и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архивохранилище органа исполнительной власти передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивохранилище органа исполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.