3.1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация запросов;
рассмотрение запросов и передача их на исполнение ответственному исполнителю;
анализ тематики поступивших запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса;
передача запроса на исполнение;
оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов об отсутствии запрашиваемых сведений;
рассмотрение ответов на запросы заведующим Архивом;
снятие запроса с контроля;
направление (выдача) Заявителям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
3.2. Порядок предоставления Архивом государственной услуги по исполнению и выдаче архивных справок социально-правового характера гражданам и организациям осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение 9).
3.2.1. Регистрация запроса.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.
Все поступившие в Архив Главного управления письменные запросы регистрируются в течение дня поступления в базе данных "Регистрация социально-правовых запросов" должностным лицом, обеспечивающим прием и регистрацию социально-правовых запросов в Архиве Главного управления.
Регистрация включает в себя внесение сведений о запросе в регистрационно-контрольную карточку, простановку и заполнение регистрационного штампа, передачу запроса на рассмотрение заведующему Архивом Главного управления.
Срок исполнения данной процедуры составляет 1 день с момента поступления запроса, при личном обращении - в день подачи заявления.
3.2.2. Рассмотрение запросов и передача их на исполнение ответственному исполнителю.
Заведующий Архивом Главного управления при рассмотрении запроса определяет работника архива, ответственного за исполнение запроса (далее - ответственный исполнитель). Рассмотренный запрос с резолюцией заведующего Архивом передается на исполнение.
Срок исполнения данной административной процедуры составляет 1 день с момента регистрации запроса.
3.2.3. Анализ тематики запросов, принятие решения о возможности исполнения запроса.
Анализ тематики поступивших запросов включает в себя определение ответственным исполнителем:
правомочности получения Заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
степени полноты сведений, содержащихся в запросе Заявителя, необходимых для поисковой работы;
местонахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса Заявителя;
возможности исполнения запроса.
Срок исполнения данного административного действия составляет 3 дня с даты, указанной в резолюции заведующего Архивом.
По запросам Заявителей, которые по итогам анализа тематики запросов не могут быть исполнены в Архиве по основаниям, указанным в абзацах 2 - 8 пункта 2.14.1 Регламента, ответственный исполнитель оформляет письменные уведомления об отказе в предоставлении государственной услуги с указанием причин такого отказа.
В случае принятия решения об отказе в предоставлении государственной услуги по основаниям, указанным в абзацах 2, 3 пункта 2.14.1 Регламента, ответственный исполнитель одновременно с направлением уведомления запрашивает у заявителя недостающие сведения и документы, необходимые для исполнения запроса.
При поступлении запроса, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей, заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.