Проведенный качественный анализ внешних рисков (угроз), влияющих на развитие отрасли, выявил наибольшую вероятность их появления в социально-экономической и организационной сфере.
Решающий фактор - социально-экономическое состояние области. Банкротство и ликвидация организаций приводит к сверхплановому досрочному приему в архивы области больших объемов документов.
Прогнозируется, что за период до 2020 года в архивы области поступит до 1 млн. дел. Большая часть этих документов на бумажной основе уже сформировалась в организациях - источниках комплектования архивов или будет сформирована в ближайшие 5 лет. Поэтому переход на электронный документооборот существенно не сократит объем и формат документов, которые поступят в прогнозируемый период. Расчеты показывают, что даже при плановом приеме документов архивохранилища двух самых крупных государственных архивов области: Государственного архива Вологодской области и Вологодского областного архива новейшей политической истории - будут загружены почти на 100% к 2010 году. В условиях проведения административной реформы, которая предполагает оптимизацию органов государственной власти области, возможна реорганизация отдельных государственных учреждений и органов государственной власти области.
Доля документов по личному составу в составе документов архивов постоянно растет. Областной архив по личному составу и Объединенный междуведомственный архив расположены на арендуемых площадях и не имеют собственных зданий. Поэтому при ликвидации организаций остро стоит вопрос о сохранении документов по личному составу.
Еще более сложная ситуация с наличием свободных площадей архивного хранения складывается в муниципальных образованиях области. Уже на сегодняшний день муниципальные архивы области (за исключением Череповецкого центра хранения документации) заполнены почти на 100%. Богатейший по составу документов Великоустюгский центральный архив располагается в зданиях двух церквей - памятников архитектуры XVII - XVIII веков, мало приспособленных для постоянного хранения документов.
Финансовый фактор. Так как архивная отрасль во всем мире не является прибыльной и самоокупаемой при наличии ограниченных возможностей по расширению платных услуг, ее развитие в основном зависит от бюджетного финансирования. Недофинансирование отрасли неблагоприятно скажется на ее кадровом и техническом потенциале и в конечном итоге на достижении общественно значимых целей: обеспечения гарантированной сохранности документов и создания необходимых условий для их использования в интересах граждан, общества и государства.
Информатизация делопроизводственных процессов (переход на электронный документооборот). С одной стороны, для хранения и использования электронных документов не потребуется большого объема площадей. С другой стороны, обострятся технические и финансовые проблемы отрасли, так как для электронных документов необходимо создание специальных условий хранения и использования, что требует значительных финансовых вложений, которые сегодня практически невозможно просчитать.
Объем документооборота в организациях - источниках комплектования архивов. Данный фактор обуславливает рост или снижение материальных и трудовых затрат в отрасли, необходимых для приема, хранения, учета и использования поступающих документов организаций.