Хронологические рамки вологодского документального наследия позволяют отнести его к немногочисленному в регионах Российской Федерации числу уникальных архивохранилищ, располагающих документацией начиная с первой половины XV века. Кроме вологодских в эту группу входят архивы Тверской, Ярославской, Костромской и Псковской областей. Однако по объему и значимости документальных источников вологодская коллекция столбцов XV - XVII веков превосходит аналогичные коллекции большинства государственных архивов субъектов Российской Федерации, являясь бесценной источниковой базой для изучения истории Вологодского края и Российского государства. В этой связи информационная емкость и историко-культурная ценность документального наследия Вологодской области и, как следствие, его востребованность обществом являются одной из предпосылок к успешному развитию архивной отрасли области в условиях ее стабильного финансирования.
Объем документов Архивного фонда области и других архивных документов постоянно растет (динамика роста объема Архивного фонда области и других архивных документов (дел), хранящихся в государственных и муниципальных архивохранилищах, за 2005 - 2007 годы изложена в таблице 1). На сегодняшний день Архивный фонд области составляет более 5 млн. дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах и архивах организаций, что составляет примерно 1% от Архивного фонда Российской Федерации. Согласно данным Федерального архивного агентства по состоянию на 1 января 2007 года Вологодская область занимает 8 место среди субъектов Российской Федерации по объему хранящихся в государственных и муниципальных архивах информационных ресурсов, полноценно отражающих историю развития края почти за пять веков.
Таблица 1
Год (данные на 1 января) | Документы, хранящиеся в | Всего (единицы хранения) | Рост количества дел (и в % по отношению к предшествующему году) (единицы хранения) | |
государственных архивных учреждениях области (единицы хранения) | архивных учреждениях и архивах муниципального уровня (единицы хранения) | |||
2005 | 2523756 | 1381309 | 3905065 | |
2006 | 2660625 | 1433591 | 4094216 | +189155 (4.5%) |
2007 | 2685934 | 1491569 | 4177503 | +83287 (2%) |
Для Вологодской области характерны более высокие, чем в среднем по стране (4%), темпы роста приема документов в государственные архивохранилища, что объясняется высоким уровнем обеспечения сохранности документов в ведомствах и качественным отбором документальной информации в состав Архивного фонда области, а также реализацией государственных программ, способствовавших активному комплектованию архивов области документами личного происхождения из личных архивов граждан. Высокие темпы роста объема дел в муниципальных архивохранилищах области соответствуют общероссийской тенденции.
Структура распределения документов по государственным и муниципальным архивам области характеризуется следующими данными:
- в государственных архивах области хранится 64% от общего объема документов;
- в муниципальных архивах хранится 36% от общего объема документов, из них 38.6% - документы государственной собственности.
Документы на бумажной основе составляют 99% от общего объема. С внедрением информационных технологий в делопроизводственной практике организаций стали создаваться электронные образы документов и электронные документы оперативного характера, заверенные электронной цифровой подписью, что ставит перед архивистами новые задачи, в том числе технические, связанные с организацией приема, постоянного хранения и использования этого нового вида документов.