Путь активного участия архивной отрасли области во внедрении электронного документооборота, межведомственного электронного документооборота и информационного взаимодействия является альтернативным сценарием ее развития.
Главным проектом сценария должно стать создание Центра хранения электронных документов области (далее - Центр), обеспечивающего:
- централизованный прием, хранение и организацию использования электронных документов органов исполнительной государственной власти области;
- аутентичность (подлинность) электронных документов;
- централизованное хранение оцифрованных копий описей и документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах области;
- функционирование автоматизированных систем государственных архивов области;
- разработка поисковых систем и организация доступа к цифровым ресурсам (в том числе через Интернет) для всех пользователей читальных залов и сотрудников государственных архивов области;
- координация проведения совместных работ в области информатизации, осуществляемых государственными архивами;
- функционирование системы управления информатизацией архивов и электронными ресурсами;
- резервное копирование и обеспечение безопасности электронных документов.
Источниками комплектования Центра будут являться органы исполнительной государственной власти области, передающие в Центр электронные документы, а также государственные архивы области, передающие в Центр копии электронных образов архивных документов, возникающие в ходе планомерной оцифровки фондов в рамках наполнения программного комплекса "Архивный фонд" - "Фондовый каталог" и создания научно-справочного аппарата архивов. При этом предполагается, что на местах будут сохраняться комплекты электронных копий документов, созданных в архивах.
Обеспечение сохранности и доступа к накопленному веками массиву документов на бумажных носителях останется одной из главных задач отрасли на долгосрочную перспективу, поэтому модернизационный (инновационный) сценарий предполагает и строительство нового здания для государственных архивов области в г. Вологде.
Данный сценарий предполагает формирование следующих факторов:
- совершенствование нормативно-методической базы отрасли, сети и правового положения архивов области;
- модернизацию материально-технической базы архивов области, автоматизацию процессов архивной деятельности, создание единой программно-технической среды;
- модернизацию управленческих технологий, в том числе внедрение практики "эффективного контракта", создание условий для перманентного повышения квалификации и профессионального совершенствования кадров, повышение заработной платы архивистов;
- интеграцию архивов области в систему электронного правительства области, развитие процессов информационного взаимодействия и сотрудничества с организациями - источниками комплектования Архивного фонда области.
На основании проведенного анализа и выявления перспектив развития отрасли в рамках модернизационного (инновационного) сценария можно дать следующую характеристику возможного состояния архивной отрасли области:
- развитие глобального информационного ресурса архивных документов;
- повышение эффективности и качества оказываемых архивами услуг;
- существенное улучшение условий хранения документов, снижение риска внешних угроз.
Возможности (перспективы) реализации модернизационного (инновационного) сценария:
- развитие платных услуг;
- повышение инвестиционной привлекательности отрасли;
- обеспечение безопасности и доступа к информации в электронной форме;
- повышение эффективности взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления области;
- повышение производительности труда работников архивов.
Модернизационный (инновационный) сценарий предполагает гарантированное сохранение и полноценное качественное пополнение Архивного фонда области, в то время как "инерционный" сценарий приведет к прекращению приема новых документов в архивы и угрозе утраты уже хранящихся документов. Автоматизация архивной деятельности, внедрение системы электронного учета и связанный с этим рост количества и качества предоставляемых архивами услуг возможны только при реализации модернизационного (инновационного) сценария. Создание интернет-ресурса архивных документов области и их полноценная качественная реставрация также реализуются только при условии активных действий по всем направлениям.