8.1. Документы, поступающие в Администрацию Курской области, учитываются и регистрируются в канцелярии управления делами Администрации Курской области, отделе специальной документальной связи Администрации Курской области, отделе секретного делопроизводства и защиты информации управления делами Администрации Курской области, отделе по работе с обращениями граждан комитета Администрации Курской области по работе с органами исполнительной власти и местного самоуправления.
8.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Курской области, приведен в приложении N 5.
8.3. При вскрытии конвертов работником канцелярии управления делами Администрации Курской области проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах.
На поступившем документе проставляются порядковый номер и дата, а после 17 часов - также и время поступления.
Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение N 6) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии управления делами Администрации Курской области, другой приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается отметка (ставится штамп) "Документ получен в поврежденном виде".
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер; они не вскрываются и учитываются по реквизитам, указанным на конверте.
8.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется канцелярией управления делами Администрации Курской области в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора Курской области, заместителями Председателя Правительства Курской области также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения структурных подразделений.
Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно с соответствующей пометкой возвращается в канцелярию управления делами Администрации Курской области.
8.5. Канцелярией управления делами Администрации Курской области каждому из структурных подразделений присваивается условный номер (индекс).
8.6. В правом нижнем углу на лицевой стороне первой страницы полученных документов ставится штамп, на котором указывается дата получения документа, входящий номер, состоящий из регистрационного порядкового номера, индекса структурного подразделения, в которое по исполнению должен быть помещен документ.
8.7. При регистрации входящих документов используется журнальная, карточная система и автоматизированная система "Делопроизводство".
В структурных подразделениях в основном используется журнальная система регистрации, в канцелярии управления делами Курской области - смешанная.
8.8. Документы передаются в структурные подразделения в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее именуются - срочные документы) - немедленно работниками канцелярии управления делами Администрации Курской области.
Зарегистрированные в канцелярии управления делами Администрации Курской области документы передаются в структурные подразделения под роспись (с указанием даты и времени передачи документа, фамилии работника, принявшего документ).
Подлежащий исполнению документ с резолюцией руководителя структурного подразделения возвращается в канцелярию управления делами Администрации Курской области для отправки по назначению.
Переписка по вопросам текущей деятельности между структурами заместителей Губернатора Курской области и внутри этих структур относится к категории внутренних документов и регистрируется (учитывается) в делопроизводстве соответствующих структур.
В этих случаях регистрация документов в канцелярии управления делами Администрации Курской области не ведется. Канцелярия управления делами Администрации Курской области может выполнять роль экспедиции, то есть обеспечивать передачу документов от одного структурного подразделения другому согласно реестру.
Документы первого заместителя Губернатора - Председателя Правительства Курской области, заместителей Губернатора Курской области, руководителей структурных подразделений, адресованные Губернатору Курской области, направляются через канцелярию управления делами Администрации Курской области (за исключением документов, указанных в приложении N 5) и подлежат регистрации.
8.9. Служебные документы, полученные работниками структурных подразделений заместителей Губернатора Курской области минуя канцелярию управления делами Администрации Курской области, подлежат регистрации в делопроизводстве соответствующих структур.
8.10. Документы, в том числе рассмотренные Губернатором Курской области, его заместителями, направляются для исполнения только через канцелярию управления делами Администрации Курской области.
8.11. Поступившие документы, как правило, должны рассматриваться в день их получения.
Указание об исполнении документа дается в форме резолюции следующего содержания: инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.
8.12. Состояние работы с документами в структурных подразделениях заместителей Губернатора Курской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником, отвечающим за делопроизводство, которым ежемесячно сверяется наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными канцелярии управления делами Администрации Курской области, представляется руководителю структурного подразделения информация о прохождении и исполнении документов.
Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации Курской области ежеквартально представляют в канцелярию управления делами Администрации Курской области отчеты о документообороте по установленной форме (приложение N 7).