14.49. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описи дел.
14.50. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
14.51. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архив Администрации Курской области, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
14.52. Передача дел в ведомственный архив Администрации Курской области осуществляется по графику, составленному канцелярией управления делами Администрации Курской области, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному заместителем Губернатора Курской области - Управляющим делами Администрации Курской области.
14.53. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в ведомственный архив Администрации Курской области сотрудником канцелярии управления делами Администрации Курской области, ответственным за ведение архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
14.54. Прием каждого дела производится сотрудником канцелярии управления делами Администрации Курской области, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника отдела (канцелярии) управления делами Администрации Курской области и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой карточки или базы данных включается в опись.
14.55. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации Курской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.