14.30. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
14.31. Экспертиза ценности документов в Администрации Курской области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
14.32. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Курской области создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Администрации Курской области (далее именуется - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (далее именуется - ЭК) в структурных подразделениях.
14.33. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Губернатором Курской области (для ЦЭК) и руководителем структурного подразделения (для ЭК). Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с Государственным архивом Курской области.
14.34. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации Курской области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством Государственного архива Курской области.
14.35. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
14.36. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации Курской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
14.37. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
14.38. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
14.39. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
14.40. В Администрации Курской области в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством канцелярии управления делами Администрации Курской области. По этим описям документы сдаются в Государственный архив Курской области.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации Курской области, которую готовит канцелярия управления делами Администрации Курской области и по которой она сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Курской области.
14.41. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 28) и представляются в архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
14.42. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
14.43. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовым; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
14.44. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
14.45. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела (канцелярии) управления делами Администрации Курской области и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
14.46. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
14.47. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 12) производится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются заместителем Губернатора Курской области - Управляющим делами Администрации Курской области только после утверждения экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Курской области описей дел постоянного хранения; после этого уничтожаются дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
14.48. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела Администрации Курской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков для этого подразделения.