13.16. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Администрации Курской области, так и между организациями, имеющими соответствующие аппараты и программные средства.
13.17. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
13.18. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
13.19. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
13.20. Документ, предназначенный для отправки по системе электронной почты, представляется в управление информационно-технологического обеспечения и связи управления делами Администрации Курской области в виде файла с текстом документа и бумажной копии последнего, содержащих все реквизиты бланка документа, фамилию, имя, отчество и номер телефона исполнителя документа, имя файла.
Отправляемые по электронной почте документы регистрируются в порядке, установленном для отправки документов.
При получении документа для отправки его по электронной почте ответственный за отправку электронной почты в управлении информационно-технологического обеспечения и связи управления делами Администрации Курской области расписывается в его получении на копии этого документа с указанием фамилии, имени, отчества и даты.
Формат файла документа для отправки по электронной почте должен быть текстовым, допускается выполнение документа в формате текстовых редакторов Лексикон, WORD6 или в формате RTF. Применение табличных редакторов допустимо только при условии согласования с получателем документа.
13.21. Документы, полученные по электронной почте управлением информационно-технологического обеспечения и связи управления делами Администрации Курской области, сопровождаются распиской, содержащей информацию о времени отправления и получения документа (приложение N 22).
При получении документа лицо, получившее документ, расписывается в получении документа на копии квитанции, указывая фамилию, имя, отчество, дату и время. Документы, полученные по электронной почте, регистрируются в порядке, установленном при поступлении документов в Администрацию Курской области.
Допускается передача документов в виде файла на магнитный носитель получателя.