1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации Курской области.
Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года N 68, нормативными правовыми актами Губернатора Курской области.
1.2. Инструкция ориентирована на внедрение и использование в отраслевых, территориальных и иных органах исполнительной власти области (далее - структурные подразделения) автоматизированной системы "Делопроизводство", предназначенной для учета, регистрации и контроля за прохождением документов.
Сопровождение программного и информационного обеспечения автоматизированной системы "Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации, сопровождение и ведение технологической базы данных этой системы осуществляются управлением информационно-технологического обеспечения и связи управления делами Администрации Курской области.
Автоматизированные технологии подготовки и обработки документированной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляются управлением делами Администрации Курской области.
Инструктивные письма управления делами Администрации Курской области по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в структурных подразделениях.
1.4. При подготовке документов в Администрации Курской области применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером NN 13, 14, 15 (для оформления табличных материалов N 12), Times DL размером NN 12, 13, 14 через 1 - 2 интервала.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурах, подведомственных первому заместителю Губернатора - Председателю Правительства Курской области, заместителям Губернатора Курской области, возлагается на соответствующих руководителей секретариатов и делопроизводственных структур, в других структурных подразделениях - на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
учет (регистрация) внутренних документов;
передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику-исполнителю;
учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;
организация справочно-информационной работы;
разработка проекта номенклатуры дел структурного подразделения;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в ведомственный архив Администрации Курской области;
выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
анализ и информирование руководителя структурного подразделения об исполнении документов и поручений;
подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в технологическую базу данных автоматизированной системы "Делопроизводство";
обеспечение сохранности базы данных о документах структурного подразделения в подсистеме "Делопроизводство подразделения";
ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;