Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Курской области
Личная подпись И.О.Фамилия
12.11.2001
Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Курской области
Личная подпись И.О.Фамилия
12.11.2001
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Губернатора
Курской области
от 12 ноября 2001 г. N 235
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс, например:
СОГЛАСОВАНО
Губернатор Курской области
Личная подпись И.О.Фамилия
12.11.2001
СОГЛАСОВАНО
Письмо Губернатора
Курской области
от 12.11.2001 N 01-19/239
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.