14.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Курской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
14.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Администрации Курской области и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, номенклатурами дел за прошедшие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации Курской области, их виды, состав и содержание.
14.3. В Администрации Курской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 23) и сводная номенклатура дел Администрации Курской области (приложение N 24).
14.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с канцелярией управления делами Администрации Курской области, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в канцелярию управления делами Администрации Курской области.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в канцелярию управления делами Администрации Курской области.
14.5. Сводная номенклатура дел составляется канцелярией управления делами Администрации Курской области на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Государственного архива Курской области.
14.6. Сводная номенклатура дел Администрации Курской области подписывается начальником отдела (канцелярии) управления делами Администрации Курской области, согласовывается с Центральной экспертной комиссией Администрации Курской области (далее именуется - ЦЭК), с экспертно-проверочной комиссией главного архивного управления Курской области (далее именуется - ЭПК), утверждается заместителем Губернатора Курской области - Управляющим делами Администрации Курской области и передается на хранение в Государственный архив Курской области. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Администрации Курской области.
14.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
14.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел канцелярии управления делами Администрации Курской области. Второй, третий используются в канцелярии управления делами Администрации Курской области в качестве рабочего. Четвертый - в Государственном архиве Курской области.
14.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
14.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации Курской области.
14.11. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации Курской области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой единой системы исполнительных органов государственной власти Курской области.
14.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Курской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
14.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Курской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-19, где 01 - обозначение структурного подразделения, 19 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела номенклатурных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т.д.); название Администрации Курской области или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических совещаний (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Курской области научно-технической документации".