1.1. Настоящий порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - Порядок) определяет порядок работы с документами и правила оформления служебных документов в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство) и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - исполнительные органы власти) и разработан с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, и на основании Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
1.2. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органах власти организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для регистрации, передачи исполнителям, учета и хранения документов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение настоящего Порядка в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделение) и в исполнительных органах власти возлагается на их руководителей.
1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением настоящего Порядка назначается ответственный из числа государственных гражданских служащих Ивановской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства и исполнительных органах власти, или работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства, за ведение делопроизводства (далее - сотрудники), который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в соответствующем подразделении.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
прием, учет и распределение поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, исполнительным органом власти, количеству документов, зарегистрированных в СЭД;
передача документов на рассмотрение руководителю соответствующего подразделения, исполнительного органа власти и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет исходящих из соответствующего подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в соответствующем подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения, исполнительного органа власти;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения, исполнительного органа власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в Правительстве - в отдел делопроизводства и документационного контроля Правительства (далее - отдел делопроизводства), в исполнительных органах власти - в соответствующее подразделение;
прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в соответствующем подразделении, и по электронной почте;
организация использования в соответствующем подразделении средств копировальной техники и сканеров;
проведение инструктажа вновь принятых в соответствующее подразделение государственных гражданских служащих Ивановской области и работников (далее - гражданские служащие и работники) по вопросам организации работы с документами.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящего Порядка в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется отделом делопроизводства.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы Ивановской области, увольнения сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы гражданским служащим и работникам аппарата Правительства или исполнительного органа власти, исполняющим их должностные обязанности, а в случае их отсутствия - своему непосредственному руководителю.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, исполнительного органа власти и сообщается в отдел делопроизводства, соответствующее подразделение. Руководителем подразделения, исполнительного органа власти проводится проверка, о результатах которой информируются в Правительстве заместитель Председателя Правительства Ивановской области, руководитель аппарата Правительства (далее - руководитель аппарата) и начальник отдела делопроизводства, в исполнительном органе власти - руководитель исполнительного органа власти.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации осуществляются Губернатором Ивановской области (далее - Губернатор), руководителем аппарата, вице-Губернатором Ивановской области (далее - вице-Губернатор), первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, пресс-службой Правительства, руководителями исполнительных органов власти, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатора или соответствующих руководителей.
1.10. Руководители подразделений и исполнительных органов власти обязаны под подпись обеспечить ознакомление сотрудников с настоящим Порядком.
1.11. Сотрудники аппарата Правительства, исполнительных органов власти несут ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, и документами, поступившими по каналам специальной документальной связи, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.13. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате Правительства и исполнительных органах власти в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области, утвержденным постановлением Правительства от 24.02.2010 N 36-п.