232. Формирование документального фонда Правительства Курганской области осуществляется службами делопроизводства структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.
233. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Курганской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
234. В Правительстве Курганской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области (образец приведен в приложении 32 к настоящей Инструкции) и сводная номенклатура дел Правительства Курганской области.
235. Сводная номенклатура дел Правительства Курганской области используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Сводная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
236. Сводная номенклатура дел является основой формирования документального фонда Правительства Курганской области. Документальный фонд Правительства Курганской области - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Правительства Курганской области составляют документы, созданные в Правительстве Курганской области и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
237. Составление сводной номенклатуры дел Правительства Курганской области, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в Государственное учреждение "Государственный архив Курганской области" (далее - ГУ "ГАКО") осуществляет отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.
238. При составлении сводной номенклатуры дел отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области руководствуется Положением об аппарате Правительства Курганской области, положениями о структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области, утвержденных Распоряжением Губернатора Курганской области от 21 июля 2009 года N 255-р, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Курганской области, их виды, состав и содержание.
239. Номенклатура дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области составляется службой делопроизводства аппарата Правительства Курганской области, согласовывается с архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, подписывается руководителем структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области и представляется в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.
Вновь созданное структурное подразделение аппарата Правительства Курганской области обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области и представить ее в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области.
240. Сводная номенклатура дел составляется лицом, ответственным за архив Правительства Курганской области, на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата Правительства Курганской области, подписывается начальником отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, согласовывается с экспертной комиссией Правительства Курганской области (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией Комитета по управлению архивами Курганской области (далее - ЭПК) и утверждается руководителем Аппарата.
241. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения аппарата Правительства Курганской области получают выписки из соответствующих ее разделов для формирования и оформления дел, учета и передачи дел в архив Правительства Курганской области.
242. Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый - как документ постоянного срока хранения помещается в дело отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, второй - используется отделом документационного обеспечения Правительства Курганской области в качестве рабочего экземпляра, третий - применяется в архиве отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области, четвертый - в ГУ "ГАКО". Рабочий экземпляр сводной номенклатуры дел в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области допускается вести в службе делопроизводства аппарата Правительства Курганской области в электронном виде.
243. Сводная номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, согласовывается и утверждается руководителем Аппарата и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
244. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры Правительства Курганской области разрабатывается новая номенклатура дел.