249. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
250. Дела формируются в структурных подразделениях аппарата Правительства Курганской области и отделе документационного обеспечения Правительства Курганской области в пределах своей компетенции в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области и Положением об аппарате Правительства Курганской области.
251. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем в службу делопроизводства структурного подразделения аппарата Правительства Курганской области для формирования их в дела.
252. Контроль за правильным формированием дел в Правительстве Курганской области осуществляется архивом отдела документационного обеспечения Правительства Курганской области.
253. При формировании дел необходимо:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы;
помещать в дело документ, оформленный в соответствии с настоящей Инструкцией;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;