5.8.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю Инспекции или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции.
5.8.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
5.8.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учетом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем сотруднику службы делопроизводства для направления на подписание.
5.8.4. Сотрудник службы делопроизводства осуществляет передачу проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись и определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии) в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
5.8.5. Подписанные отправляемые (исходящие) документы передаются сотруднику службы делопроизводства, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки.
В случае нарушения комплектности или соответствия количества отправляемые (исходящие) документы без составления служебной записки незамедлительно возвращаются специалистом службы делопроизводства ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
Нарушения должны быть устранены ответственным исполнителем до конца рабочего дня, после чего документ передается сотруднику службы делопроизводства.
5.8.6. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения специалистом службы делопроизводства проверки.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или до 10:00 следующего рабочего дня.
5.8.7. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее именуется - РКК) АСЭД исполнителями.
5.8.8. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле Инспекции.
Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по сводной номенклатуре дел Инспекции.
5.8.9. В случае если в Инспекции остается копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями, то она заверяется отметкой "Верно: должность, дата, подпись, расшифровка подписи сотрудника, наделенного данными полномочиями" и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел Инспекции.
Входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.