5.2.1. Первичная обработка поступающих в Инспекцию документов осуществляется централизованно сотрудником службы делопроизводства.
При первичной обработке документов проверяется правильность адресования и целостность упаковки.
Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются обратно отправителю с сопроводительным письмом в порядке и в сроки, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и настоящей Инструкцией.
5.2.3. Документы проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", "Оперативно", незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя по профилю деятельности.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и служебные письма.
Электронные сообщения, адресованные руководителю или направленные в адрес Инспекции, распечатываются и докладываются руководителю или в случае его отсутствия - заместителю руководителя по профилю деятельности.
Электронные сообщения, заверенные электронной цифровой подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
Поступившая (входящая) документация, имеющая гриф ограничения доступа к документу, без вскрытия конверта передается руководителю, остальная поступившая (входящая) документация вскрывается, проверяется на наличие вложенных документов и приложений, соответствие адресов.
При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
5.2.4. В случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа, конверты не уничтожаются и прикладываются к документу. Остальные конверты уничтожаются в установленном порядке.
5.2.5. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
Не подлежат регистрации: