8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Инспекции и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Инспекции.
8.2.3. Дела со дня их заведения до передачи в архив Инспекции или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
8.2.4. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Документы, после исполнения и окончания работы с ними, в 10-дневный срок помещаются (подшиваются) авторами документов в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности.
8.2.5. Руководители структурных подразделений Инспекции несут ответственность за сохранность документов и формирование их в дела.
8.2.6. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа.
8.2.7. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Инспекции средствами АСЭД.
8.2.8. Перед передачей в архив Инспекции руководителем структурного подразделения с участием сотрудника службы делопроизводства проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации или ликвидации Инспекции или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки индексов по номенклатуре с индексами на корешках обложек дел и с количеством дел, указанным на конец года, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте согласно приложению 27 к настоящей Инструкции.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка.
8.2.9. Выдача дела сотруднику другого структурного подразделения производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором указанное дело сформировано. Выдача дел сотрудникам другого структурного подразделения для работы осуществляется под расписку.
На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается название структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Образец оформления карты-заместителя приведен в приложении 28.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам других структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.