8.1.1. Документальный фонд Инспекции - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд Инспекции составляют документы, созданные в Инспекции и полученные ей в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Инспекции и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, Волгоградской области, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Инспекции, положений о ее структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность Инспекции, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Инспекции.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. Руководители структурных подразделений Инспекции не позднее 15 ноября текущего года предоставляют в службу делопроизводства свои предложения по внесению изменений и дополнений в действующую номенклатуру дел Инспекции.
8.1.4. Руководитель вновь созданного структурного подразделения Инспекции в месячный срок со дня утверждения положения о структурном подразделении разрабатывает номенклатуру дел.
Руководитель службы делопроизводства оказывает руководителю вновь созданного структурного подразделения методическую помощь в разработке номенклатуры и обеспечивает введение номенклатуры вновь созданного структурного подразделения в действие.
8.1.5. Номенклатура дел Инспекции составляется службой делопроизводства на основе предложений руководителей структурных подразделений Инспекции.
8.1.6. Номенклатура дел Инспекции подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК и утверждается приказом Инспекции в порядке, установленном настоящей Инструкцией, не позднее конца текущего года.
Утвержденная номенклатура дел Инспекции вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.7. Один раз в 5 лет номенклатура дел Инспекции согласовывается с ЭПМК, а в случае изменения полномочий и (или) структуры Инспекции номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК Инспекции в сроки, установленные п. 8.1.7 настоящей Инструкции.
8.1.8. Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах:
для помещения в номенклатурное дело и постоянного хранения;
для направления в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области";