11.5.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
11.5.2. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России и его учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.
11.5.3. Экспертиза ценности документов проводится:
- в делопроизводстве Правительства Рязанской области: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив;
- в Архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
11.5.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается экспертная комиссия (ЭК), основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением Правительства Рязанской области и согласованным с главным архивным управлением Рязанской области.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника Архива.
11.5.5. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства Рязанской области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.5.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства Рязанской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.