11.4.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.
11.4.2. Выдача дел сотрудникам подразделений Аппарата для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.
(в ред. Распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 N 51-р)