10.1. Служебные письма готовятся работниками структурных подразделений, исполнительных органов государственной власти, оформляются на бланках.
Служебные письма за подписью Губернатора оформляются на гербовом бланке Губернатора и Правительства (приложения N 4, 11).
Служебные письма за подписью вице-губернатора - председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовом бланке Правительства Астраханской области (приложения N 3, 4). Служебные письма за подписью заместителей председателя Правительства оформляются на гербовых должностных бланках (приложение N 12) и бланках соответствующих министерств.
Служебные письма за подписью руководителя администрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение N 1), за подписью заместителей руководителя администрации - на гербовом бланке администрации (приложение N 2).
Служебные письма за подписью руководителей структурных подразделений по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (приложение N 13).
При подготовке письма, предназначенного для коммуникации в системе электронного документооборота, используются шаблоны бланков.
Служебные письма, телеграммы за подписью Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства, отправляемые в федеральные органы государственной власти, обязательно редактируются в отделе распорядительных документов управления документационного обеспечения администрации, визируются редактором.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 N 492)
В левом нижнем углу служебного письма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя (руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области), например:
П.Н. Смолко
22-93-04
В системе электронного документооборота при отправке задания в теме указывается: наименование исполнительного органа государственной власти, подготовившего документ, номер документа, дата документа, а при подготовленном ответном документе добавляется информация о корреспонденте и номере входящего документа, например:
Минсельхоз N 01-06-097 от 24.01.2011, ответ на Минобр. N 01-41 от 11.01.2011
10.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятся исполнителем в двух экземплярах, визируются руководителем соответствующего структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, вице-губернатором - председателем Правительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросы компетенции других исполнительных органов государственной власти, то исполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительных органах государственной власти. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма.
Подготовленный проект служебного письма сдается в секретариат руководителя администрации для визирования руководителем администрации.
10.3. Подписанным служебным письмам присваивается регистрационный номер в отделе служебной корреспонденции и архивной деятельности. Первый экземпляр письма направляется адресату, второй экземпляр (копия) - в секретариат Губернатора. Секретариат Губернатора направляет в представительство Губернатора Астраханской области при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных в федеральные органы государственной власти.
10.4. Ответный документ на входящий документ с грифом "Для служебного пользования" в обязательном порядке должен иметь аналогичное ограничение.
10.5. Телеграммы составляются в тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату.
Текст телеграммы излагается кратко, без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:
точка - тчк
запятая - зпт
двоеточие - двтч
кавычки - квч
Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как N (номер),
- (минус), + (плюс), % (процент) и др.
Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописными буквами (шрифт 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.
В телеграмме дается точный адрес: индекс, город, улица, номер дома, наименование учреждения, фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируется руководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органа государственной власти области, в котором была составлена телеграмма, заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей), редактором. Если телеграмма с одним и тем же текстом адресуется более чем в два адреса, то редактор визирует только один экземпляр в первый адрес. Ответственность за содержание телеграмм, направляемых другим адресатам, возлагается на исполнителя, подготовившего телеграммы, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 20.12.2011 N 492)