16.1. Номенклатура дел в администрации составляется управлением документационного обеспечения администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации.
16.2. Номенклатура дел утверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего года после ее согласования управлением документационного обеспечения администрации с агентством по делам архивов Астраханской области.
16.3. Экспертиза ценности документов, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляются при участии постоянно действующей экспертной комиссии, создаваемой приказом руководителя администрации.
16.4. Номенклатура дел включает в себя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов и структурных подразделений администрации.
Наименование дел, включаемых в номенклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержание документов, с указанием их разновидности. После перечня дел оставляется несколько свободных номеров для внесения в нее дополнений.
16.5. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных с названиями структурных подразделений администрации. Каждому разделу номенклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделения администрации.
16.6. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в порядке важности включенных в них документов.
16.7. Все дела имеют свой индекс, который состоит из условного обозначения структурных подразделений администрации и порядкового номера дел по номенклатуре.
Дела по вопросам, которые решаются в течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого года с одним и тем же индексом и номером в течение всего срока.
16.8. Номенклатура дел предусматривает формирование документов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.
16.9. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения N 26, 27). При оформлении дел необходимо:
- раздельно группировать дела постоянного и временного сроков хранения;
- проверять соответствие документов заголовку дел по номенклатуре;
- группировать в деле документы одного года;
- проверять правильность оформления документов, то есть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.д.;
- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;
- располагать документы в делах в хронологическом порядке;
- соблюдать логическую последовательность, то есть документ-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся (приложения большого объема могут выделяться в отдельные тома).
По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю опись документов постоянного и временного хранения на бумажном и электронном носителях.
16.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать не более 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительная надпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны в приложениях N 28 - 30.
16.11. К томам-сборникам с постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которых указываются номера решений, включенных в данный сборник, их содержание, даты принятия и номера листов.
16.12. Неисполненные и подлежащие возврату документы подшивать в дела запрещается.
16.13. По окончании года в номенклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного, долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год.
17.14. Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны их обозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Допускается хранение дел кратковременного срока хранения в электронной форме с использованием возможностей системы электронного документооборота, используемой в администрации.
Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:
03-08. Переписка по вопросам ТЭК, недропользования и охраны окружающей среды. Электронные документы.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.