Недействующий

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ (с изменениями на: 30.10.2014)

4. Общие требования к составлению и оформлению документов


4.1. При оформлении и составлении служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.

Подготовка служебных документов должна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Подготовка, внесение, рассмотрение и принятие постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется в соответствии с регламентами Губернатора, Правительства.

(абзац введен Постановлением Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)

При подготовке документов применяется текстовый редактор с использованием шрифта Times New Roman с размером основного кегля 14, 12 (для оформления табличных материалов) через одинарный интервал.

4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения N 1 - 12).

4.3. Обязательными реквизитами документов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту, текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.4. Вид документа.

Каждый вид документа, кроме письма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.).

Название вида документа (акт, протокол, положение, договор, устав и т.д.) печатается прописными буквами.

4.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения; для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения, приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные двумя и более органами государственной власти, должны иметь одну дату.

Датой вступления в силу документа считается дата, указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющем порядок введения в действие документов данного вида.

(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: дату 7 февраля 2011 года следует оформлять 07.02.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты как реквизита документа, например: 07 февраля 2011 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции, отметки о регистрации).

4.6. Номер документа присваивается в соответствии с номенклатурой дел.

4.7. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 x 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечая на вопрос "о чем". Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно.

Если заголовок к тексту превышает 5 строк печатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается до границы правого поля.

Заголовок не проставляется на документах, текст которых печатается на листе формата А5, а также на извещениях, телефонограммах, телеграммах.

4.8. Текст документа.

4.8.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило, из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание) составления документа, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.

В отдельных случаях текст постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов может содержать одну распорядительную часть без преамбулы.

4.8.2. Доклады, справки, положения, обзоры, отчеты и т.д., содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должны иметь заголовки, выражающие суть содержания.