В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения;
"обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
"отчетный документ" - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
"шаблон бланка" - бланк документа, представленный в электронной форме;
"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;
"электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)
"электронный образ документа" - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель;
"электронный документ - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)