Недействующий

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ (с изменениями на: 30.10.2014)

2. Основные понятия


В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

"автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

"бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

"вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

"контрольный документ" - документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взято на контроль;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации, с указанием сроков их хранения;

"обращение гражданина" - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления, принятые и зарегистрированные в установленном порядке;

(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)

"объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

"отчетный документ" - документ, которым докладывается об исполнении контрольного документа и на основании которого осуществляется снятие с контроля;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"формирование дела" - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

"шаблон бланка" - бланк документа, представленный в электронной форме;

"экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда;

"электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)

"электронный образ документа" - копия документа, переведенная с бумажного на электронный носитель;

"электронный документ - информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе, а также подписанная электронной подписью, равнозначная документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 29.10.2012 N 420)