(в ред. Постановления Губернатора Астраханской области от 27.12.2013 N 105)
Организация документооборота в администрации осуществляется с помощью системы электронного документооборота.
11.1. Прием, обработка и регистрация поступающей корреспонденции.
Прием и обработка поступающей Губернатору и в Правительство служебной корреспонденции и корреспонденции, отнесенной к обращениям объединений граждан, в том числе юридических лиц, направленных в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - обращения объединений, Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ), осуществляется в отделе служебной корреспонденции.
Доставка документов осуществляется фельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованием факсимильной, телеграфной связи и электронной почты.
Письма от структурных подразделений администрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в электронной форме в системе электронного документооборота.
При приеме документов, доставленных фельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подпись принявшего и печать "Для пакетов".
При поступлении служебной корреспонденции, обращений объединений от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на копии доставленного письма ставится дата и подпись сотрудника, принявшего документ, либо выдается расписка в получении (приложение N 36).
При поступлении по электронной почте документ, обращение объединения не удаляется из электронной почты сотрудника, получившего документы, до окончания работы с ними и списания их "в дело". При этом объединению граждан, в том числе юридическому лицу (далее - объединение), по адресу электронной почты, указанному в обращении, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации.
11.1.1. При поступлении корреспонденции, обращений объединений проверяется правильность их доставки: целостность конвертов и другой упаковки, соответствие содержимого указанному на конверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью "лично", вскрываются. Подпись электронных документов, подписанных ЭП, идентифицируется сотрудником, принявшим документ.
11.1.2. В случае отсутствия в конверте документа или приложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенного документа или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр акта отсылается отправителю.
11.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебным вопросам, обращений объединений, а также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.
11.1.4. Ошибочно доставленная корреспонденция, за исключением обращений объединений, работа с которыми осуществляется в соответствии с пунктом 11.6 настоящей Инструкции, возвращается адресату или пересылается по принадлежности с одним экземпляром акта, составленного в соответствии с подпунктом 11.1.2 настоящего пункта.
11.1.5. Корреспонденция, обращения объединений, поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимаются ответственными дежурными и передаются в отдел служебной корреспонденции для регистрации. Документы регистрируются как поступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.
Документы, в том числе обращения объединений, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрацию на следующий день. Документы, поступившие с отметками "срочно", "оперативно", а также телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно.
11.2. Контроль поступающей корреспонденции на безопасность.
11.2.1. При вскрытии почтовых отправлений должны соблюдаться меры безопасности. Необходимо обращать внимание на следующие подозрительные детали:
- отсутствие адреса или фамилии отправителя или неразборчивое их написание;
- смещение центра тяжести письма к одной из его сторон;
- наличие самодельного конверта;
- чрезмерная масса письма для его размеров;
- следы проколов;
- адрес и название нанесены при помощи наклеенных букв из газет и журналов;
- есть ощущение, что в посылке или конверте что-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку;
- посылка или письмо кривые или слишком тяжелые для своих размеров;
- посылка или письмо имеет грязные пятна или выглядит так, как будто из него что-то сочится;
- от письма или посылки исходит запах марципана или миндаля;
- на посылке или письме просматриваются очертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.
11.2.2. Если в результате предварительного исследования установлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества, которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей, запрещается трогать подозрительную посылку или конверт. Если же данная корреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положить на пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 - МЧС, 02 - полиция, 112 - единый номер вызова экстренных оперативных служб.